Virtualni asistent je asistent koji radi remotely, od doma. Slično kao tajnica, osoba koja asistira s raznim jednostavnim, malim zadacima koji su vezani za administraciju, marketing, organizaciju osobnog života i tako dalje.
Glavni cilj virtualnog asistenta je uštedjeti vrijeme osobi kojoj asistira. Ne samo vrijeme, već i živce, i pokazati im da još netko misli o njihovim obavezama, podsjećati ih na stvari koje oni moraju obaviti, napraviti neke od tih stvari umjesto njih, i biti im podrška.
Najbolji asistent ikad bila je Dona iz serije Suits, ako ste gledali tu seriju sve vam je jasno. A ako niste onda ću vam pokušati to objasniti na nekoliko primjera...
Primjer #1 Leonarda
Leonarda je Virtualni Asistent Juliji. Julija je bankarica u Londonu, jako je organizirana, pretrpana je poslom, sa strane gradi svoj start up vezan za modu.
Napravila je raspored Leonardi, želi da joj Leonarda ponedjeljkom pripremi 5 LinkedIn objava, utorkom 5 objava za Facebook, srijedom napiše blog, četvrtkom napiše i pošalje newsletter, petkom pošalje 100 pozivnica za event kontaktima s LinkedIna i napravi mali research o najboljem restoranu koji poslužuje vegetarijansku hranu u Sjevernom dijelu Londonu te joj rezervira stol za subotu.
Primjer #2 Mia
David je zaposlio Miu kao Virtualnog Asistenta na 10 sati tjedno, odnosno 2 sata dnevno od ponedjeljka do petka. David ima svoju firmu u kojoj proizvodi inovativne karaoke.
On se stalno osjeća rastreseno, ima previše posla, ništa ne stiže, često zaboravlja plaćati račune, ne odgovara ljudima na mailove, ostavi posao za kasnije pa zaboravi na njega, želio bi biti više organiziran i nada se da mu Mia moze pomoći u tome.
Srećom, Mia je jedan iskusni, pametni, organizirani i proaktivni Virtualni Asistent. Ona je odmah uzela stvar u svoje ruke, nazvala Davida da čuje malo više o stvarima koje su njemu važne. Saznala je da su mu najvažniji mailovi od klijenata, pa onda od zaposlenika, i da ga ne zanimaju previše stotine mailova koje mu stižu u inbox od ljudi koji mu nešto pokušavaju prodati, čula je i da će ga žena ubiti ako još jednom zaboravi njen rođendan, i da bi on stvarno želio da ode bar 2 puta tjedno u teretanu, ali nekako uvijek zaboravi na to.
Mia je počela razvrstavati mailove, odgovarati na većinu mailova koji su manje bitni, ili sažimati duge relevantne mailove tako da David moze u 5 sekundi razumjeti o čemu se radi i što se od njega traži, stavila je i sebi i Davidu podsjetnik u Google Kalendar na dan rođendana njegove žene i par dana prije njenog rođendana tako da ima vremena naručiti joj poklon.
Svako jutro Mia šalje kratki voice message Davidu, motivira ga i nabraja mu što sve treba odraditi taj dan, na taj način uspjela je poboljšati njegovu samodisciplinu i potaknuti ga da redovito ide u gym.
Primjer #3
Thomas ima marketinšku agenciju i zaposlio je Luciu da mu pomaže s raznim zadacima. On je rekao da želi da Lucia uvijek bude online i spremna pomoći mu od 13:00 do 15:00 i da će on svaki dan poslati različite zadatke kada vidi s čim mu taj dan treba pomoć. Prošli tjedan u ponedjeljak je Lucia istraživala kakve su restrikcije vezane za koronu kada Britanac dolazi u Kuala Lumpur da kaže Thomasu što sve treba pripremiti za put, u utorak ju je pitao da pošalje upite 5 firmi za izradu vizitki i prosljedi mu kontakt one najbrže i najpovoljnije, u srijedu je tražio da se ulogira na njegov Tinder profil i odgovori na sve nepročitane poruke, u četvrtak je tražio da mu pripremi opise teksta za novu web stranicu, a u petak je pripremala 3 računa za njegove klijente.
Koje sve zadatke virtualni asistenti najčešće dobivaju?
istraživanje (čitaj Googlanje)
dogovaranje sastanaka ljudima koji žive u različitim vremenskim zonama
slanje mailova
slanje poruka na Linkedin (LinkedIn outreach)
izrada računa, ponuda, prezentacija
rad u Excelu
kreiranje objava i vizuala za društvene mreže
pisanje bloga
Newsletteri
pomoć u odabiru dobavljača (npr. firmi od koje će naručiti vizitke)
organizacija događaja
traženje dadilje, teretane, restorana, naručivanje poklona
Osnovni zadatak svakog Virtualnog Asistenta je UŠTEDJETI VRIJEME KLIJENTU. To je najbitnija svrha koju asistent svaki dan treba imati na umu - kako danas mogu uštedjeti vrijeme svom klijentu?
Bilo da se radi o uređivanju Excel tablice tako da klijent ne mora, ili sažimanje ponude od 5 stranica na dvije rečenice, ako si kao asistent uspio svom klijentu uštedjeti vrijeme, donio si mu veliku vrijednost.
Drugi zadatak asistenta je pokazati klijentu da asistent MISLI I BRINE O OBAVEZAMA KLIJENTA, nekada će to biti podsjetnik da se bliži rođendan klijentove žene, a nekada će asistent pitati klijenta na koji datum treba predati knjigovodstveno izvješće i pobrinuti se da stavi podsjetnik koji će im pomoći da izvješće predaju na vrijeme. Ako ste kao asistent uspjeli pokazati klijentu da se umjesto njega brinete o njegovim obavezama, donosite mu veliku vrijednost.
Virtualni Asistent obavlja najjednostavnije rečeno, sve zadatke koje klijent traži od njega. Važno je biti znalažljiv, proaktivan i organiziran. Sve što trebaš naučiti prije nego postaneš Virtualni Asistent može se naučiti na našoj edukaciji koja kreće uskoro!
Kommentare